Kun hankintaprosessi vei aikaa ja aiheutti virheitä, SAB digitalisoi ostamisen OCI-rajapinnan avulla

Vielä muutama vuosi sitten yrityksen ostotoiminta perustui pitkälti manuaaliseen tiedonhallintaan. Tuotetietoja ylläpidettiin paikallisesti, hinnastoja päivitettiin erikseen ja tietoja siirrettiin verkkokaupan ja ERP-järjestelmän välillä käsin. Prosessi vei aikaa ja lisäsi virheiden riskiä.

Käännekohta tuli, kun SAB otti käyttöön LAPPin OCI-rajapinnan.

Räätälöityjä projekteja, jatkuvasti muuttuvia materiaalitarpeita

SAB suunnittelee ja valmistaa asiakaskohtaisia ratkaisuja energiajakelun, automaation ja ympäristötekniikan tarpeisiin. Jokainen projekti on erilainen, mikä asettaa myös hankinnalle omat vaatimuksensa. Yritys hankkii säännöllisesti muun muassa erilaisia kaapeleita, liitäntäkomponentteja ja ohjausjärjestelmien osia. Näiden tietojen hallinta vaati aiemmin paljon manuaalista työtä. SABin järjestelmäasiantuntija Bruno Bachmann kuvailee tilannetta osuvasti:

"Suuren tietomäärän käsittely oli aiemmin painajaismaista." Tuotetietoja täytyi päivittää jatkuvasti, osa hinnoista ehti vanhentua ja toisinaan tuotteita ei ollut enää saatavilla. Lisäksi tietojen tuominen järjestelmiin aiheutti toistuvasti ongelmia. "Vietin kokonaisia öitä palvelinhuoneessa, kun tietojen tuonti ei onnistunut tai datassa oli muotoiluvirheitä."

OCI poisti turhat työvaiheet

Kun SAB alkoi etsiä ratkaisua hankintaprosessin tehostamiseen, huomio kiinnittyi OCI-rajapintaan. Sen avulla toimittajan verkkokauppa voidaan yhdistää suoraan asiakkaan ERP-järjestelmään. LAPPin kanssa toteutetun käyttöönoton jälkeen ostajat pystyivät siirtämään tuotteet, hinnat ja tuotetiedot verkkokaupasta suoraan omaan järjestelmäänsä ilman manuaalisia välivaiheita. Samalla käytössä olivat aina ajantasaiset hinnat, tuotetiedot ja saatavuustiedot. 

Muutos näkyi nopeasti arjessa.

"Tämä oli meille todellinen virstanpylväs. Meidän ei enää tarvinnut ylläpitää valtavia määriä tuotetietoa omissa järjestelmissämme, ja tiesimme voivamme luottaa siihen, että LAPPilta tulevat tiedot ovat aina ajan tasalla."

Yhteistyö on jatkunut jo yli kymmenen vuotta

OCI-rajapinta otettiin käyttöön vuonna 2015, ja siitä lähtien yhteistyö LAPPin kanssa on jatkunut tiiviinä. Teknisiä muutoksia on tehty tarpeen mukaan, ja järjestelmiä on kehitetty yhdessä vastaamaan muuttuvia tarpeita. SABille tärkeää on ollut erityisesti se, että tukea on saatavilla nopeasti silloin, kun sitä tarvitaan.

"Jos meillä on kysyttävää, lähetän sähköpostin ja pian joku LAPPilta ottaa yhteyttä. Taustalla oleva palvelu toimii luotettavasti."

Myös LAPPin verkkokaupan uudistukset ovat tuoneet uusia mahdollisuuksia hankintaprosessiin ilman, että järjestelmän toimintavarmuudesta on tarvinnut tinkiä.

Pienempi virheriski, parempi näkyvyys ja tehokkaampi hankinta

Yksi viimeisimmistä kehitysaskeleista on ollut metallihinnoittelun integrointi OCI-rajapinnan kautta. Kaapeleiden hinnoittelussa kuparin markkinahinnalla voi olla merkittävä vaikutus lopulliseen kustannukseen, ja nyt tämä tieto siirtyy automaattisesti osaksi tarjous- ja hankintaprosessia.

"Kuparin hinnalla on suuri vaikutus erityisesti suuremmissa kaapelipoikkipinnoissa. Kun tämä huomioidaan automaattisesti, säästämme aikaa ja tarjouksista tulee entistä tarkempia."

SABin kokemuksen perusteella digitaalinen integraatio on vähentänyt manuaalista työtä, pienentänyt virheiden riskiä ja tehnyt koko hankintaprosessista huomattavasti tehokkaamman.

Digitaalisuus tuo arvoa myös hankintaan

SABin ja LAPPin yhteistyö osoittaa, ettei digitalisaatio ole pelkästään uusien työkalujen käyttöönottoa. Parhaimmillaan se tarkoittaa prosessien yksinkertaistamista, tiedon laadun parantamista ja turhien työvaiheiden poistamista. Yli kymmenen vuotta käyttöönoton jälkeen OCI-rajapinta on edelleen keskeinen osa SABin hankintaprosessia. "Koko hankintaprosessin vakaus ja tehokkuus ovat meille erittäin tärkeitä. Siksi luotamme jatkossakin LAPPin digitaaliseen ja teknologiseen osaamiseen."

Alkuperäinen artikkeli englanniksi: When every connection fits: Ten years of digital procurement at SAB with LAPP’s OCI interface